Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een factuur als gestructureerde XML-data in plaats van als afbeelding of pdf. Boekhoudsoftware leest hem automatisch in: zonder overtypen, zonder fouten. Het is het formaat achter Peppol BIS 3.0 en de Belgische B2B-verplichting.
Wat is UBL precies?
UBL staat voor Universal Business Language: een open XML-standaard van OASIS, ook vastgelegd als ISO/IEC 19845, voor gestructureerde zakelijke documenten zoals facturen, creditnota's en bestellingen. Een UBL-factuur is geen plaatje van een factuur, maar machineleesbare data: verkoper, koper, factuurlijnen, btw-uitsplitsing en betaalinformatie staan elk in hun eigen veld.
Omdat elk veld een vaste betekenis heeft, weet elke boekhoudsoftware exact waar het totaalbedrag, het btw-nummer of de vervaldatum staat. Dat maakt van een UBL-factuur een document dat systemen rechtstreeks met elkaar kunnen uitwisselen. Het is precies wat "gestructureerde e-factuur" in de wetgeving betekent.
Waarom een pdf geen e-factuur is
Een pdf is een afbeelding van een factuur, geen data. Een mens moet hem lezen en overtypen, of OCR-software moet hem proberen te herkennen, met alle fouten en handwerk van dien. Een UBL-factuur stroomt daarentegen rechtstreeks je boekhoudpakket binnen: geen overtypen, geen verkeerd gelezen bedragen, geen verloren facturen in een mailbox.
Sinds 1 januari 2026 is dit ook juridisch relevant: onder de Belgische B2B-verplichting is tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen een gestructureerde e-factuur vereist. Een pdf per e-mail telt wettelijk niet meer als e-factuur. Wie aan bedrijven verkoopt, heeft dus een systeem nodig dat automatisch UBL-facturen aanmaakt en verstuurt.
UBL, EN 16931 en Peppol BIS 3.0: hoe verhouden ze zich?
De drie termen duiken vaak samen op en beschrijven elk een andere laag van dezelfde e-factuur. Kort samengevat: UBL is de syntax (het bestandsformaat), EN 16931 is het semantische model (wat erin moet staan) en Peppol BIS 3.0 is het profiel dat beide combineert.
1UBL· De syntax
Het XML-formaat waarin de factuurdata wordt geschreven. UBL definieert de velden en structuur van het bestand zelf.
2EN 16931· Het semantische model
De Europese norm (uit richtlijn 2014/55/EU) die vastlegt welke gegevens een kern-e-factuur inhoudelijk moet bevatten, los van het bestandsformaat.
3Peppol BIS Billing 3.0· Het profiel
Het implementatieprofiel van Peppol dat het EN 16931-model aan de UBL-syntax koppelt en er validatieregels aan toevoegt. Het is de gemeenschappelijke taal van het Peppol-netwerk.
Elders bestaan ook hybride formaten: Factur-X in Frankrijk en ZUGFeRD in Duitsland combineren een pdf met ingebedde XML. Het Peppol-netwerk standaardiseert echter op BIS 3.0 UBL.
Moet je zelf UBL kunnen schrijven?
Nee, en dat is het goede nieuws. Je hoeft nooit zelf XML te schrijven of te valideren. SendPol genereert automatisch een correcte Peppol BIS 3.0 UBL-factuur vanuit je webshopbestellingen, valideert die en bezorgt ze via een gecertificeerd Access Point bij je klant.
Ook creditnota's worden ondersteund: bij een terugbetaling wordt automatisch een UBL CreditNote aangemaakt en via hetzelfde netwerk verstuurd. Elke factuur wordt bovendien vóór verzending gevalideerd tegen de BIS 3.0-regels, zodat hij niet achteraf wordt afgewezen. Zo blijft je facturatie kloppend zonder dat je ooit een XML-bestand hoeft te openen.
Veelgestelde vragen over UBL
Is een pdf een e-factuur?
Nee. Een pdf is een afbeelding die een mens of OCR-software moet lezen. Een e-factuur is gestructureerde data (zoals UBL) die boekhoudsoftware automatisch verwerkt. Onder de Belgische B2B-verplichting telt een pdf per e-mail sinds 1 januari 2026 wettelijk niet meer als e-factuur.
Kan ik een UBL-bestand openen en lezen?
Ja. Een UBL-factuur is een XML-tekstbestand dat je in elke teksteditor of browser kunt openen. Het is alleen niet bedoeld om door mensen gelezen te worden: je boekhoudsoftware leest het automatisch in en toont de factuur netjes opgemaakt.
Moet mijn klant dezelfde software hebben als ik?
Nee, dat is precies het punt van de standaard. Omdat UBL en Peppol BIS 3.0 open standaarden zijn, kan elk boekhoudpakket dat op Peppol is aangesloten je factuur verwerken, ongeacht welke software jij gebruikt om ze te versturen.
Hoe maak ik een UBL-factuur vanuit mijn webshop?
Met SendPol gebeurt dat automatisch: de plugin herkent zakelijke bestellingen, genereert een gevalideerde Peppol BIS 3.0 UBL-factuur en bezorgt die via een gecertificeerd Access Point. Je hoeft zelf geen XML te schrijven of te uploaden.
Verstuur UBL-facturen zonder er ooit één te schrijven
SendPol zet je webshopbestellingen automatisch om in gevalideerde Peppol BIS 3.0 UBL-facturen en bezorgt ze via een gecertificeerd Access Point.