Wat is SendPol en hoe helpt het mijn webshop?

SendPol is een automatiseringsoplossing die jouw webshop naadloos verbindt met het Peppol netwerk voor e-facturatie. Het zorgt ervoor dat je automatisch voldoet aan de Belgische B2B e-facturatie verplichting vanaf 1 januari 2026, zonder handmatig werk.

Welke webshop platforms ondersteunt SendPol?

SendPol ondersteunt WordPress/WooCommerce, Shopify, Drupal Commerce, Magento, PrestaShop, WixStores, Ecwid en Stripe met native plugins. Voor andere platforms bieden we REST API integratie. Alle populaire e-commerce platforms zijn gedekt.

Waarom heb ik SendPol nodig voor mijn webshop?

Vanaf 1 januari 2026 is B2B e-facturatie via gestructureerde formaten zoals Peppol verplicht in België. SendPol automatiseert dit proces volledig, bespaart je tijd, voorkomt fouten en zorgt voor wettelijke compliance zonder technische complexiteit.

Wat gebeurt er als ik niets doe voor 2026?

Het Koninklijk Besluit voorziet boetes bij niet-gereedheid, oplopend tot €5.000 bij herhaling. Bovendien mis je de voordelen van automatisering: snellere betalingen, minder administratie en betere klantrelaties.

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde elektronische zakelijke documenten — vooral facturen, creditnota's en bestelbonnen. Bedrijven die op Peppol zijn aangesloten kunnen met elkaar e-facturen versturen via een gestandaardiseerd UBL-formaat, ongeacht welke software ze gebruiken. Peppol wordt beheerd door OpenPeppol AISBL en is in meer dan 35 landen actief.

Is Peppol verplicht in België vanaf 2026?

Ja. Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische ondernemingen verplicht om gestructureerde B2B e-facturen te versturen en te ontvangen via Peppol. De maatregel staat in het Koninklijk Besluit van 19 december 2023 en is een omzetting van de Europese e-facturatierichtlijn (EN 16931). Boetes lopen op tot €5.000 bij herhaaldelijke overtredingen. PDF-facturen tussen bedrijven zijn na die datum juridisch niet meer voldoende.

Wat is het verschil tussen Peppol en Mercurius?

Mercurius is het Belgische federale platform waarop overheidsinstellingen elektronische facturen ontvangen — het draait sinds 2017 op de Peppol-infrastructuur. Peppol is het internationale netwerk eronder; Mercurius is dus een specifieke Peppol-aansluiting voor de overheid. Vanaf 2026 wordt Peppol ook verplicht voor B2B-facturen tussen private bedrijven; de bestaande Mercurius-aansluiting voor overheidsopdrachten blijft gewoon werken.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die jouw e-facturen op het Peppol-netwerk plaatst en namens jou ontvangt. Je sluit je niet rechtstreeks aan op Peppol — je gaat altijd via een Access Point, die de OpenPeppol-certificering en het technische SBDH-protocol voor je beheert. SendPol koppelt je webshop aan zo'n Access Point zodat je zonder technische kennis Peppol-conform facturen kunt versturen.

Hoe weet ik of mijn klant via Peppol kan ontvangen?

SendPol controleert dit automatisch op basis van het BTW-nummer van de klant: bij elke factuur wordt een lookup gedaan tegen het Peppol Service Metadata Publisher (SMP)-register om te zien of de ontvanger op het netwerk is aangesloten. Is de klant aangesloten dan vertrekt de factuur via Peppol; zo niet, dan val je terug op een PDF-mail. Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven verplicht aangesloten, dus dit wordt de standaardsituatie.

Welke landen ondersteunen Peppol?

Peppol is actief in meer dan 35 landen, met de hoogste adoptie in Europa (België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, alle Scandinavische landen, het Verenigd Koninkrijk en Ierland) en groeiende aanwezigheid in Azië-Pacific (Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Japan) en Noord-Amerika. Heeft je buitenlandse klant een Peppol Participant ID, dan kun je hem ook over de landgrenzen heen elektronisch factureren.

Hoe werkt SendPol met WordPress/WooCommerce?

Onze WordPress plugin integreert volledig met WooCommerce. Je installeert de plugin, koppelt deze met SendPol via je unieke API token, en configureert je Peppol instellingen. Alle B2B bestellingen worden automatisch als UBL e-facturen verstuurd via het Peppol netwerk en alle facturen komen binnen in je dashboard. Particuliere klanten ontvangen gewoon hun normale factuur.

Hoe werkt SendPol met Shopify?

Onze Shopify app integreert naadloos met je bestaande workflow. Installeer de app vanuit de Shopify App Store, configureer je bedrijfsgegevens, en SendPol detecteert automatisch B2B klanten voor Peppol e-facturatie.

Ondersteunt SendPol Drupal Commerce?

Ja, onze Drupal plugin werkt met Drupal Commerce. De installatie is eenvoudig via de Drupal module directory. SendPol integreert met je bestaande orderproces en factuurworkflow.

Werkt SendPol met Magento?

Absoluut! We hebben een native extension voor Magento 2.x met enterprise-grade functionaliteit, multi-store ondersteuning en geavanceerde B2B features.

Is er een PrestaShop plugin beschikbaar?

Ja, we hebben een native module voor PrestaShop 1.7+ die je kunt installeren via de PrestaShop Addons marketplace. Volledige integratie met je bestaande orderproces.

Ondersteunt SendPol Wix Stores?

Ja! Onze Wix app is beschikbaar via de Wix App Market en integreert perfect met Wix Stores. Eenvoudige drag-and-drop configuratie zonder technische kennis.

Ondersteunt SendPol Ecwid (by Lightspeed)?

Ja, onze Ecwid app installeer je rechtstreeks vanuit de Ecwid App Market. Na een paar klikken is je shop verbonden met SendPol en worden Peppol e-facturen automatisch verstuurd voor B2B bestellingen. Geen aparte API-configuratie nodig — de koppeling gebeurt via OAuth.

Hoe herkent SendPol zakelijke vs. particuliere klanten?

SendPol detecteert automatisch of een bestelling van een bedrijf komt op basis van btw-nummer validatie. Je kunt ook handmatig klanttypen instellen. Alleen zakelijke klanten ontvangen Peppol e-facturen; particulieren krijgen normale facturen.

Wat gebeurt er met mijn bestaande factuurproces?

Je bestaande proces blijft grotendeels hetzelfde. SendPol voegt alleen de Peppol e-factuur toe voor B2B klanten. Je kunt nog steeds PDF facturen versturen als backup, maar de UBL e-factuur via Peppol wordt de juridisch geldige factuur.

Hoe zit het met btw-berekeningen en afrondingen?

SendPol volgt de nieuwe regels uit het Koninklijk Besluit: btw wordt afgerond per tarief (niet per regel). Onze software past dit automatisch toe, zodat jouw e-facturen compliant zijn en overeenkomen met je klant's verwachtingen.

Is SendPol veilig en betrouwbaar?

Ja, SendPol gebruikt het officiële Peppol netwerk via gecertificeerde Access Points. Alle communicatie is versleuteld en voldoet aan Europese privacy- en beveiligingsstandaarden. Je klantgegevens blijven volledig bij jou.

Kan ik mijn eigen PDF-factuur meesturen met de Peppol e-factuur?

Ja. Naast de wettelijk geldige UBL XML kun je een eigen PDF (bijvoorbeeld je gebrande factuurlayout) als bijlage meesturen in dezelfde Peppol-zending. SendPol embeddt de PDF in het UBL-bericht volgens het Peppol BIS 3.0-formaat, zodat je klant zowel het machineleesbare bestand als een menselijke versie ontvangt. Plugin-gebaseerde integraties leveren de PDF automatisch aan vanuit je webshop; via de REST API kun je de PDF meegeven in de submit-call.

Ondersteunt SendPol creditnota's?

Ja, SendPol verstuurt creditnota's (UBL CreditNote) volledig conform Peppol BIS 3.0 — het gestandaardiseerde formaat voor terugbetalingen en correcties op een eerdere factuur. Vanuit je webshop wordt een refund of return automatisch omgezet in een Peppol-creditnota die via het Peppol-netwerk bij dezelfde klant terechtkomt. In je dashboard zie je creditnota's naast de facturen, en ze zitten ook mee in ZIP-exports.

SendPol heeft transparante pakketten: Start (Gratis, 10 facturen), Solo (€9,99/maand, 50 facturen), Grow (€24,99/maand, 100 facturen), Agency (€49,99/maand, onbeperkt facturen), en Enterprise (op maat). Geen verborgen kosten of opstartkosten. Je kunt direct starten zonder proefperiode - het Start pakket is gratis en bevat alle essentiële functies.

Hoe snel kan ik aan de slag?

Voor WordPress/WooCommerce: installatie duurt ongeveer 15 minuten. Je downloadt de plugin, vult je bedrijfsgegevens in, en kunt direct e-facturen versturen. Voor andere platforms hangt het af van de complexiteit van je setup.

Krijg ik ondersteuning bij de installatie?

Absoluut! We bieden gratis installatieondersteuning via e-mail. Bij enterprise klanten bieden we ook persoonlijke onboarding sessies aan.

Op welke manieren kan ik mijn documenten uit SendPol halen?

SendPol biedt drie manieren om je Peppol-documenten (UBL facturen, creditnota's) te ontvangen: (1) automatisch via webhooks voor integraties met je eigen systeem, (2) per e-mail als ZIP-bestand na een exportverzoek, of (3) handmatig downloaden van individuele documenten in Mijn account → Documenten.

Hoe exporteer ik meerdere documenten tegelijk als ZIP?

Ga naar Mijn account → Documenten en klik op 'Documenten exporteren'. Selecteer de start- en einddatum, webshop en documenttype (facturen en/of creditnota's). Vul het e-mailadres in waarop je de export wilt ontvangen en klik op Exporteren. De export wordt op de achtergrond verwerkt — je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar het ZIP-bestand met UBL XML-bestanden. Bij grote volumes kan dit enkele minuten duren. Tip: exporteer regelmatig, want documenten zijn maar beperkt beschikbaar in je dashboard afhankelijk van je pakket.

Hoe ontvang ik documenten automatisch via webhooks?

Configureer een webhook-URL per webshop via Mijn account → Webshops. Zodra een document klaar is (bijv. verstuurd via Peppol), stuurt SendPol automatisch een POST-request naar jouw endpoint met de documentgegevens. Ideaal voor integraties met ERP, boekhoudsoftware of andere applicaties.

Hoe download ik een individueel document?

Ga naar Mijn account → Documenten, filter of zoek op datum, webshop of klant, open het document en download het UBL-bestand of de PDF. Handig voor losse controle of het ophalen van één specifieke factuur.

Waarom krijg ik API key errors bij mijn webshop?

Een webshop moet actief zijn om correct te functioneren. Als je webshop niet actief is, kan dit leiden tot API key errors. Controleer in je dashboard of de webshop status op 'Actief' staat. Indien niet, activeer de webshop opnieuw of neem contact op met support.

Werkt mijn API key als de webshop op inactief staat?

Nee. Zolang je webshop op status 'Inactief' staat worden alle inkomende API-calls geweigerd — ook met een geldige API key. Een webshop kan op twee manieren inactief worden: je hebt hem zelf uitgeschakeld via de 'Actief'-toggle in de webshop-modal, of er ontbreken verplichte gegevens (BTW-nummer, bedrijfsadres, contactpersoon, taal voor facturen) waardoor de webshop automatisch is gedeactiveerd. Vul de ontbrekende velden in via Mijn account → Webshops en zet de 'Actief'-toggle aan om de webshop weer te activeren.

Hoe activeer ik een webshop?

Open de webshop via Mijn account → Webshops en zet de 'Actief'-toggle aan in de webshop-modal — zolang de webshop inactief is, weigert je API key alle binnenkomende calls. Let op: als er verplichte gegevens ontbreken (typisch BTW-nummer, bedrijfsadres en factuur-taal) wordt de webshop bij het opslaan automatisch terug op inactief gezet. Vul die velden dus eerst aan. Tip: zodra je KYC-check is goedgekeurd, wordt je webshop automatisch geactiveerd — je hoeft de toggle dan niet zelf om te zetten.

Waarom blijft mijn document in 'validatie' status staan?

Een document blijft in validatie als de KYC-check nog niet is afgerond of als de testmodus aan staat. De oorzaak is bijna altijd één van die twee. Rond de KYC-procedure af in Mijn account → Webshops en schakel de testmodus uit om documenten effectief via Peppol te versturen.

Hoe lang zijn mijn documenten beschikbaar in SendPol?

De beschikbaarheid van documenten in je dashboard hangt af van je pakket: Start (1 maand), Solo (2 maanden), Grow (3 maanden), Agency (4 maanden), Enterprise (op maat). Exporteer je documenten regelmatig als ZIP-bestand zodat je ze zelf bewaart. Let op: de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten in België is 7 jaar — je bent als ondernemer zelf verantwoordelijk om ze gedurende die periode bij te houden.

Hoe werkt de SendPol Stripe integratie?

De SendPol Stripe App maakt het mogelijk om facturen vanuit Stripe direct te versturen via het Peppol netwerk. De app werkt direct vanuit het Stripe Dashboard op de factuur detail pagina. Met één klik verstuur je Stripe facturen naar Peppol, kun je de verwerkingsstatus volgen (Created, Validated, Sent via Peppol) en de gegenereerde UBL factuur downloaden.

Wat is een KYC-check en waarom is die verplicht?

KYC staat voor "Know Your Customer". Voor SendPol is dit een verificatie van je bedrijf en de wettelijke vertegenwoordiger ervan, waarmee we bevestigen dat de webshop daadwerkelijk bij jouw onderneming hoort. Het Peppol-netwerk staat alleen geverifieerde verzenders toe — zonder een afgeronde KYC-check blijven je documenten in testmodus en worden ze niet daadwerkelijk via Peppol verstuurd.

Hoe vraag ik een KYC-check aan voor mijn webshop?

Je vraagt een KYC-check aan vanuit je SendPol-account in vijf stappen. De gemiddelde doorlooptijd is 1 à 2 werkdagen. 1. Log in op je SendPol-account en ga naar Mijn account → Webshops. 2. Open de webshop die je wil laten verifiëren en controleer of het BTW-nummer correct ingevuld is — zonder geldig BTW-nummer kan je geen KYC starten. 3. Klik op "KYC Document Uploaden", selecteer het documenttype (KBO-uittreksel en identiteitskaart) en upload het bestand. Herhaal dit tot alle vereiste documenten zijn opgeladen. 4. Zodra alle documenten klaar staan, verschijnt de knop "KYC Check Aanvragen". Klik erop om je dossier ter controle aan ons team voor te leggen. 5. Volg de status op in het Webshops-overzicht: van "KYC In behandeling" naar "KYC Check Lopend" naar "KYC Geverifieerd".

Welke documenten heb ik nodig voor de KYC-check?

Twee documenten per webshop: (1) een recent KBO-uittreksel of bedrijfsregistratiebewijs van de onderneming waaronder de webshop draait, en (2) een leesbare kopie of scan van de identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger (voor- en achterzijde). Zorg dat de bedrijfsnaam en het BTW-nummer op het KBO-uittreksel overeenkomen met de gegevens die je in SendPol hebt ingevuld — anders wordt het dossier teruggestuurd voor correctie.

Hoe lang duurt het voordat mijn KYC-check is goedgekeurd?

In de meeste gevallen is je KYC-check binnen 1 à 2 werkdagen afgerond na de aanvraag. Bij ontbrekende of onleesbare documenten contacteren we je via e-mail met de vraag om aan te vullen — dat kan de doorlooptijd verlengen. Zolang de check loopt staat de status op "KYC Check Lopend" en is het uploaden van nieuwe documenten tijdelijk uitgeschakeld om dubbele dossiers te vermijden.

Wat betekenen de verschillende KYC-statussen?

Drie statussen: (1) "KYC In behandeling" — je hebt nog geen aanvraag ingediend; upload je documenten en klik op "KYC Check Aanvragen". (2) "KYC Check Lopend" — je aanvraag staat in de wachtrij bij ons compliance-team. (3) "KYC Geverifieerd" — je webshop kan documenten via Peppol versturen zodra de testmodus uit staat. Zolang je niet op status "Geverifieerd" staat, blijven de documenten in validatiestatus en worden ze niet effectief verzonden.

Waarom kan ik mijn BTW-nummer niet meer wijzigen na de KYC-check?

Na een succesvolle KYC-check wordt het BTW-nummer op de webshop vergrendeld omdat het deel uitmaakt van de geverifieerde identiteit. Een wijziging zou betekenen dat de verificatie niet langer accuraat is en zou opnieuw moeten gebeuren. Klopt het nummer toch niet meer (bijv. na een bedrijfsovername of fusie), neem dan contact op met support — we starten in dat geval een nieuwe KYC-procedure op voor de gewijzigde gegevens.