Was ist eine UBL-Rechnung?
Eine UBL-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte XML-Daten statt als Bild oder PDF. Buchhaltungssoftware liest sie automatisch ein: ohne Abtippen, ohne Fehler. Es ist das Format hinter Peppol BIS 3.0 und der belgischen B2B-Pflicht.
Was genau ist UBL?
UBL steht für Universal Business Language: ein offener XML-Standard von OASIS, auch veröffentlicht als ISO/IEC 19845, für strukturierte Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen. Eine UBL-Rechnung ist kein Bild einer Rechnung, sondern maschinenlesbare Daten: Verkäufer, Käufer, Rechnungspositionen, USt-Aufschlüsselung und Zahlungsinformationen stehen jeweils in einem eigenen Feld.
Weil jedes Feld eine feste Bedeutung hat, weiß jede Buchhaltungssoftware genau, wo der Gesamtbetrag, die Umsatzsteuernummer oder das Fälligkeitsdatum steht. Das macht eine UBL-Rechnung zu einem Dokument, das Systeme direkt miteinander austauschen können. Genau das meint die Gesetzgebung mit „strukturierter E-Rechnung".
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, keine Daten. Ein Mensch muss es lesen und abtippen, oder OCR-Software muss es zu erkennen versuchen, mit allen Fehlern und Handarbeit, die das mit sich bringt. Eine UBL-Rechnung fließt dagegen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware: kein Abtippen, keine falsch gelesenen Beträge, keine in einem Postfach verlorenen Rechnungen.
Seit dem 1. Januar 2026 ist das auch rechtlich relevant: Unter der belgischen B2B-Pflicht ist zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eine strukturierte E-Rechnung erforderlich. Ein PDF per E-Mail gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung. Wer an Unternehmen verkauft, braucht also ein System, das automatisch UBL-Rechnungen erstellt und versendet.
UBL, EN 16931 und Peppol BIS 3.0: wie hängen sie zusammen?
Die drei Begriffe tauchen oft gemeinsam auf und beschreiben jeweils eine andere Ebene derselben E-Rechnung. Kurz gefasst: UBL ist die Syntax (das Dateiformat), EN 16931 ist das semantische Modell (was enthalten sein muss) und Peppol BIS 3.0 ist das Profil, das beides kombiniert.
1UBL· Die Syntax
Das XML-Format, in dem die Rechnungsdaten geschrieben werden. UBL definiert die Felder und die Struktur der Datei selbst.
2EN 16931· Das semantische Modell
Die europäische Norm (aus der Richtlinie 2014/55/EU), die festlegt, was eine Kern-E-Rechnung inhaltlich enthalten muss, unabhängig vom Dateiformat.
3Peppol BIS Billing 3.0· Das Profil
Das Implementierungsprofil von Peppol, das das EN-16931-Modell an die UBL-Syntax bindet und Validierungsregeln hinzufügt. Es ist die gemeinsame Sprache des Peppol-Netzwerks.
Anderswo existieren auch hybride Formate: Factur-X in Frankreich und ZUGFeRD in Deutschland kombinieren ein PDF mit eingebettetem XML. Das Peppol-Netzwerk standardisiert jedoch auf BIS 3.0 UBL.
Müssen Sie selbst UBL schreiben können?
Nein, und das ist die gute Nachricht. Sie müssen nie selbst XML schreiben oder validieren. SendPol generiert automatisch eine korrekte Peppol-BIS-3.0-UBL-Rechnung aus Ihren Webshop-Bestellungen, validiert sie und stellt sie über einen zertifizierten Access Point bei Ihrem Kunden zu.
Auch Gutschriften werden unterstützt: Bei einer Rückerstattung wird automatisch eine UBL CreditNote erstellt und über dasselbe Netzwerk versendet. Jede Rechnung wird zudem vor dem Versand gegen die BIS-3.0-Regeln validiert, damit sie nicht nachträglich abgelehnt wird. Ihre Fakturierung bleibt stimmig, ohne dass Sie je eine XML-Datei öffnen müssen.
Häufige Fragen zu UBL
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Bild, das ein Mensch oder OCR-Software lesen muss. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten (wie UBL), die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. Unter der belgischen B2B-Pflicht gilt ein PDF per E-Mail seit dem 1. Januar 2026 rechtlich nicht mehr als E-Rechnung.
Kann ich eine UBL-Datei öffnen und lesen?
Ja. Eine UBL-Rechnung ist eine XML-Textdatei, die Sie in jedem Texteditor oder Browser öffnen können. Sie ist nur nicht dafür gedacht, von Menschen gelesen zu werden: Ihre Buchhaltungssoftware liest sie automatisch ein und zeigt die Rechnung sauber formatiert an.
Braucht mein Kunde dieselbe Software wie ich?
Nein, genau das ist der Sinn des Standards. Weil UBL und Peppol BIS 3.0 offene Standards sind, kann jede an Peppol angeschlossene Buchhaltungssoftware Ihre Rechnung verarbeiten, unabhängig davon, mit welcher Software Sie sie versenden.
Wie erstelle ich eine UBL-Rechnung aus meinem Webshop?
Mit SendPol geschieht das automatisch: Das Plugin erkennt Geschäftsbestellungen, generiert eine validierte Peppol-BIS-3.0-UBL-Rechnung und stellt sie über einen zertifizierten Access Point zu. Sie müssen nie selbst XML schreiben oder hochladen.
Versenden Sie UBL-Rechnungen, ohne je eine zu schreiben
SendPol wandelt Ihre Webshop-Bestellungen automatisch in validierte Peppol-BIS-3.0-UBL-Rechnungen um und stellt sie über einen zertifizierten Access Point zu.