Was ist SendPol und wie hilft es meinem Webshop?

SendPol ist eine Automatisierungslösung, die Ihren Webshop nahtlos mit dem Peppol-Netzwerk für E-Rechnungen verbindet. Es sorgt dafür, dass Sie ab dem 1. Januar 2026 automatisch die belgische B2B E-Rechnungsanforderung erfüllen, ohne manuellen Aufwand.

Welche Webshop-Plattformen unterstützt SendPol?

SendPol unterstützt WordPress/WooCommerce, Shopify, Drupal Commerce, Magento, PrestaShop, WixStores, Ecwid und Stripe mit nativen Plugins. Für andere Plattformen bieten wir REST API-Integration an. Alle gängigen E-Commerce-Plattformen sind abgedeckt.

Warum brauche ich SendPol für meinen Webshop?

Ab dem 1. Januar 2026 ist B2B E-Rechnung über strukturierte Formate wie Peppol in Belgien verpflichtend. SendPol automatisiert diesen Prozess vollständig, spart Zeit, verhindert Fehler und sorgt für rechtliche Compliance ohne technische Komplexität.

Was passiert, wenn ich bis 2026 nichts mache?

Das Königliche Dekret sieht Bußgelder bei Nicht-Einhaltung vor, bis zu 5.000 € bei Wiederholung. Außerdem entgehen Ihnen die Vorteile der Automatisierung: schnellere Zahlungen, weniger Verwaltung und bessere Kundenbeziehungen.

Was ist Peppol genau?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein internationales Netzwerk für den Austausch strukturierter elektronischer Geschäftsdokumente — vor allem Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen. An Peppol angeschlossene Unternehmen können sich gegenseitig E-Rechnungen in einem standardisierten UBL-Format senden, unabhängig von der eingesetzten Software. Peppol wird von OpenPeppol AISBL verwaltet und ist in mehr als 35 Ländern aktiv.

Ist Peppol in Belgien ab 2026 verpflichtend?

Ja. Ab dem 1. Januar 2026 sind alle belgischen Unternehmen verpflichtet, strukturierte B2B-E-Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen. Die Regelung steht im Königlichen Erlass vom 19. Dezember 2023, der belgischen Umsetzung der europäischen E-Rechnungsrichtlinie (EN 16931). Bußgelder können bei wiederholten Verstößen bis zu 5.000 € betragen. PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen sind nach diesem Datum rechtlich nicht mehr ausreichend.

Was ist der Unterschied zwischen Peppol und Mercurius?

Mercurius ist die belgische föderale Plattform, auf der öffentliche Verwaltungen E-Rechnungen empfangen — sie läuft seit 2017 auf der Peppol-Infrastruktur. Peppol ist das darunterliegende internationale Netzwerk; Mercurius ist also eine konkrete Peppol-Anbindung für den öffentlichen Sektor. Ab 2026 wird Peppol auch für B2B-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen verpflichtend; die bestehende Mercurius-Anbindung für öffentliche Aufträge bleibt unverändert in Betrieb.

Was ist ein Peppol Access Point?

Ein Peppol Access Point ist ein zertifizierter Dienstleister, der Ihre E-Rechnungen ins Peppol-Netzwerk einbringt und sie in Ihrem Namen empfängt. Sie verbinden sich nicht direkt mit Peppol — Sie nutzen immer einen Access Point, der die OpenPeppol-Zertifizierung und das technische SBDH-Protokoll für Sie übernimmt. SendPol koppelt Ihren Webshop an einen solchen Access Point, sodass Sie ohne technisches Wissen Peppol-konforme Rechnungen versenden können.

Wie weiß ich, ob mein Kunde über Peppol empfangen kann?

SendPol prüft das automatisch anhand der USt-IdNr. des Kunden: Für jede Rechnung wird eine Abfrage am Peppol Service Metadata Publisher (SMP)-Register durchgeführt, um zu prüfen, ob der Empfänger im Netzwerk registriert ist. Ist er es, geht die Rechnung über Peppol raus; wenn nicht, fallen Sie auf eine PDF-Mail zurück. Ab dem 1. Januar 2026 sind alle belgischen Unternehmen verpflichtend angeschlossen, sodass dies zur Standardsituation wird.

Welche Länder unterstützen Peppol?

Peppol ist in mehr als 35 Ländern aktiv, mit der höchsten Verbreitung in Europa (Belgien, Niederlande, Deutschland, Frankreich, Italien, alle skandinavischen Länder, das Vereinigte Königreich und Irland) und wachsender Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (Australien, Neuseeland, Singapur, Japan) und in Nordamerika. Wenn Ihr ausländischer Kunde eine Peppol Participant ID hat, können Sie auch ihn grenzüberschreitend elektronisch in Rechnung stellen.

Wie funktioniert SendPol mit WordPress/WooCommerce?

Unser WordPress-Plugin integriert sich vollständig mit WooCommerce. Sie installieren das Plugin, verbinden es mit SendPol über Ihren einzigartigen API-Token und konfigurieren Ihre Peppol-Einstellungen. Alle B2B-Bestellungen werden automatisch als UBL E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versendet und alle Rechnungen erscheinen in Ihrem Dashboard. Private Kunden erhalten ihre normale Rechnung.

Wie funktioniert SendPol mit Shopify?

Unsere Shopify-App integriert sich nahtlos in Ihren bestehenden Workflow. Installieren Sie die App aus dem Shopify App Store, konfigurieren Sie Ihre Firmendaten, und SendPol erkennt automatisch B2B-Kunden für Peppol E-Rechnungen.

Unterstützt SendPol Drupal Commerce?

Ja, unser Drupal-Plugin funktioniert mit Drupal Commerce. Die Installation ist einfach über das Drupal-Modulverzeichnis. SendPol integriert sich in Ihren bestehenden Bestellprozess und Rechnungsworkflow.

Funktioniert SendPol mit Magento?

Absolut! Wir haben eine native Erweiterung für Magento 2.x mit Enterprise-Funktionalität, Multi-Store-Unterstützung und erweiterten B2B-Features.

Gibt es ein PrestaShop-Plugin?

Ja, wir haben ein natives Modul für PrestaShop 1.7+, das Sie über den PrestaShop Addons Marketplace installieren können. Volle Integration in Ihren bestehenden Bestellprozess.

Unterstützt SendPol Wix Stores?

Ja! Unsere Wix-App ist über den Wix App Market verfügbar und integriert sich perfekt mit Wix Stores. Einfache Drag-and-Drop-Konfiguration ohne technische Kenntnisse.

Unterstützt SendPol Ecwid (by Lightspeed)?

Ja — unsere Ecwid-App installieren Sie direkt aus dem Ecwid App Market. Nach wenigen Klicks ist Ihr Shop mit SendPol verbunden und Peppol-E-Rechnungen werden automatisch für B2B-Bestellungen versendet. Keine separate API-Konfiguration nötig — die Anbindung läuft über OAuth.

Wie erkennt SendPol Geschäfts- vs. Privatkunden?

SendPol erkennt automatisch, ob eine Bestellung von einem Unternehmen stammt, basierend auf der Mehrwertsteuernummer-Validierung. Sie können auch manuell Kundentypen festlegen. Nur Geschäftskunden erhalten Peppol E-Rechnungen; Privatkunden erhalten normale Rechnungen.

Was passiert mit meinem bestehenden Rechnungsprozess?

Ihr bestehender Prozess bleibt größtenteils gleich. SendPol fügt nur die Peppol E-Rechnung für B2B-Kunden hinzu. Sie können weiterhin PDF-Rechnungen als Backup versenden, aber die UBL E-Rechnung über Peppol ist die rechtlich gültige Rechnung.

Wie sieht es mit Mehrwertsteuerberechnungen und Rundungen aus?

SendPol folgt den neuen Regeln des Königlichen Dekrets: Die Mehrwertsteuer wird pro Satz gerundet (nicht pro Zeile). Unsere Software wendet dies automatisch an, sodass Ihre E-Rechnungen konform sind und den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen.

Ist SendPol sicher und zuverlässig?

Ja, SendPol verwendet das offizielle Peppol-Netzwerk über zertifizierte Access Points. Alle Kommunikation ist verschlüsselt und entspricht den europäischen Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Ihre Kundendaten bleiben vollständig bei Ihnen.

Kann ich meine eigene PDF-Rechnung mit der Peppol-E-Rechnung mitschicken?

Ja. Zusätzlich zur rechtsgültigen UBL-XML können Sie Ihr eigenes PDF (z. B. Ihr individuelles Rechnungslayout) als Anhang in derselben Peppol-Nachricht mitschicken. SendPol bettet das PDF gemäß Peppol BIS 3.0 in das UBL-Dokument ein, sodass Ihr Kunde sowohl die maschinenlesbare Datei als auch eine menschenlesbare Version erhält. Plugin-basierte Integrationen liefern das PDF automatisch aus Ihrem Webshop; über die REST-API können Sie das PDF im Submit-Aufruf mitgeben.

Unterstützt SendPol Gutschriften?

Ja — SendPol versendet Gutschriften (UBL CreditNote) vollständig konform zu Peppol BIS 3.0, dem Standardformat für Erstattungen und Korrekturen einer früheren Rechnung. Eine Rückerstattung oder Rücksendung in Ihrem Webshop wird automatisch in eine Peppol-Gutschrift umgewandelt und über das Peppol-Netzwerk an denselben Kunden geschickt. In Ihrem Dashboard erscheinen Gutschriften neben den Rechnungen und sind in ZIP-Exporten enthalten.

SendPol bietet transparente Pakete: Start (kostenlos, 10 Rechnungen), Solo (€9,99/Monat, 50 Rechnungen), Grow (€24,99/Monat, 100 Rechnungen), Agency (€49,99/Monat, unbegrenzte Rechnungen) und Enterprise (maßgeschneidert). Keine versteckten Kosten oder Einrichtungsgebühren. Sie können sofort starten ohne Testphase - das Start-Paket ist kostenlos und enthält alle wesentlichen Funktionen.

Wie schnell kann ich starten?

Für WordPress/WooCommerce: Die Installation dauert etwa 15 Minuten. Sie laden das Plugin herunter, geben Ihre Firmendaten ein und können sofort E-Rechnungen versenden. Für andere Plattformen hängt es von der Komplexität Ihrer Einrichtung ab.

Erhalte ich Unterstützung bei der Installation?

Absolut! Wir bieten kostenlosen Installationssupport per E-Mail. Für Enterprise-Kunden bieten wir auch persönliche Onboarding-Sitzungen an.

Auf welche Wege kann ich meine Dokumente aus SendPol exportieren?

SendPol bietet drei Möglichkeiten, Ihre Peppol-Dokumente (UBL-Rechnungen, Gutschriften) zu erhalten: (1) automatisch per Webhooks für Integrationen mit Ihrem System, (2) per E-Mail als ZIP-Datei nach einer Exportanfrage, oder (3) manuelles Herunterladen einzelner Dokumente in Mein Konto → Dokumente.

Wie exportiere ich mehrere Dokumente gleichzeitig als ZIP?

Gehen Sie zu Mein Konto → Dokumente und klicken Sie auf 'Dokumente exportieren'. Wählen Sie Start- und Enddatum, Webshop und Dokumenttyp (Rechnungen und/oder Gutschriften). Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die der Export gesendet werden soll, und klicken Sie auf Exportieren. Der Export wird im Hintergrund verarbeitet — Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link zur ZIP-Datei mit UBL-XML-Dateien. Bei großen Mengen kann das einige Minuten dauern. Tipp: Exportieren Sie regelmäßig, da Dokumente je nach Paket nur für begrenzte Zeit in Ihrem Dashboard verfügbar sind.

Wie erhalte ich Dokumente automatisch per Webhook?

Konfigurieren Sie pro Webshop eine Webhook-URL unter Mein Konto → Webshops. Sobald ein Dokument bereit ist (z. B. über Peppol versendet), sendet SendPol automatisch einen POST-Request an Ihren Endpoint mit den Dokumentdaten. Ideal für Integrationen mit ERP, Buchhaltungssoftware oder anderen Anwendungen.

Wie lade ich ein einzelnes Dokument herunter?

Gehen Sie zu Mein Konto → Dokumente, filtern oder suchen Sie nach Datum, Webshop oder Kunde, öffnen Sie das Dokument und laden Sie die UBL-Datei oder das PDF herunter. Praktisch für Stichproben oder das Abrufen einer einzelnen Rechnung.

Warum erhalte ich API-Schlüssel-Fehler bei meinem Webshop?

Ein Webshop muss aktiv sein, um korrekt zu funktionieren. Wenn Ihr Webshop nicht aktiv ist, kann dies zu API-Schlüssel-Fehlern führen. Überprüfen Sie in Ihrem Dashboard, ob der Webshop-Status auf 'Aktiv' gesetzt ist. Falls nicht, aktivieren Sie den Webshop erneut oder kontaktieren Sie den Support.

Funktioniert mein API-Schlüssel, wenn der Webshop inaktiv ist?

Nein. Solange Ihr Webshop den Status 'Inaktiv' hat, werden alle eingehenden API-Aufrufe abgewiesen — auch mit einem gültigen API-Schlüssel. Ein Webshop kann auf zwei Arten inaktiv werden: Sie haben ihn selbst über den 'Aktiv'-Schalter im Webshop-Dialog deaktiviert, oder es fehlen Pflichtangaben (USt-IdNr., Firmenanschrift, Ansprechpartner, Rechnungssprache) und der Webshop wurde automatisch deaktiviert. Tragen Sie die fehlenden Felder unter Mein Konto → Webshops nach und stellen Sie den 'Aktiv'-Schalter auf an, um den Webshop wieder zu aktivieren.

Wie aktiviere ich einen Webshop?

Öffnen Sie den Webshop unter Mein Konto → Webshops und stellen Sie den 'Aktiv'-Schalter im Webshop-Dialog auf an — solange der Webshop inaktiv ist, wird jeder API-Aufruf mit seinem Schlüssel abgewiesen. Hinweis: Wenn Pflichtangaben fehlen (in der Regel USt-IdNr., Firmenanschrift und Rechnungssprache), wird der Webshop beim Speichern automatisch wieder auf inaktiv gesetzt. Ergänzen Sie diese Felder zuerst. Tipp: Sobald Ihre KYC-Prüfung genehmigt ist, wird Ihr Webshop automatisch aktiviert — Sie müssen den Schalter dann nicht selbst umlegen.

Warum bleibt mein Dokument im Status 'Validierung'?

Ein Dokument bleibt in der Validierung, wenn die KYC-Prüfung nicht abgeschlossen ist oder der Testmodus aktiv ist. Die Ursache ist fast immer eine dieser beiden. Schließen Sie die KYC-Prüfung unter Mein Konto → Webshops ab und deaktivieren Sie den Testmodus, um Dokumente tatsächlich über Peppol zu versenden.

Wie lange sind meine Dokumente in SendPol verfügbar?

Die Verfügbarkeit von Dokumenten in Ihrem Dashboard hängt von Ihrem Paket ab: Start (1 Monat), Solo (2 Monate), Grow (3 Monate), Agency (4 Monate), Enterprise (individuell). Exportieren Sie Ihre Dokumente regelmäßig als ZIP-Datei, um sie selbst aufzubewahren. Hinweis: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen in Belgien beträgt 7 Jahre — als Unternehmer sind Sie selbst verantwortlich, diese Frist einzuhalten.

Wie funktioniert die SendPol Stripe-Integration?

Die SendPol Stripe App ermöglicht es Ihnen, Rechnungen aus Stripe direkt über das Peppol-Netzwerk zu versenden. Die App funktioniert direkt aus dem Stripe Dashboard auf der Rechnungsdetailseite. Mit einem Klick können Sie Stripe-Rechnungen an Peppol senden, den Verarbeitungsstatus verfolgen (Created, Validated, Sent via Peppol) und die generierte UBL-Rechnung herunterladen.

Was ist eine KYC-Prüfung und warum ist sie verpflichtend?

KYC steht für "Know Your Customer" (Ihren Kunden kennen). Für SendPol ist es eine Überprüfung Ihres Unternehmens und seines gesetzlichen Vertreters, mit der bestätigt wird, dass der Webshop tatsächlich zu Ihrem Unternehmen gehört. Das Peppol-Netzwerk lässt nur verifizierte Absender zu — ohne abgeschlossene KYC-Prüfung bleiben Ihre Dokumente im Testmodus und werden nicht tatsächlich über Peppol versendet.

Wie beantrage ich eine KYC-Prüfung für meinen Webshop?

Sie beantragen eine KYC-Prüfung aus Ihrem SendPol-Konto in fünf Schritten. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 1–2 Werktage. 1. Melden Sie sich bei Ihrem SendPol-Konto an und gehen Sie zu Mein Konto → Webshops. 2. Öffnen Sie den zu verifizierenden Webshop und prüfen Sie, ob die USt-IdNr. korrekt eingetragen ist — ohne gültige USt-IdNr. kann die KYC nicht gestartet werden. 3. Klicken Sie auf "KYC-Dokument hochladen", wählen Sie den Dokumenttyp (Handelsregisterauszug/KBO-Auszug und Personalausweis) und laden Sie die Datei hoch. Wiederholen Sie dies, bis alle erforderlichen Dokumente vorhanden sind. 4. Sobald alle Dokumente bereitstehen, erscheint die Schaltfläche "KYC-Prüfung anfragen". Klicken Sie darauf, um Ihren Vorgang unserem Compliance-Team zur Prüfung vorzulegen. 5. Verfolgen Sie den Status in der Webshops-Übersicht: von "KYC Ausstehend" über "KYC-Prüfung läuft" bis "KYC Verifiziert".

Welche Dokumente benötige ich für die KYC-Prüfung?

Zwei Dokumente pro Webshop: (1) einen aktuellen Handelsregisterauszug (bzw. KBO/CBE-Auszug) des Unternehmens, das den Webshop betreibt, und (2) eine lesbare Kopie oder einen Scan des Personalausweises des gesetzlichen Vertreters (Vorder- und Rückseite). Achten Sie darauf, dass Firmenname und USt-IdNr. auf dem Auszug mit den in SendPol hinterlegten Daten übereinstimmen — andernfalls wird der Vorgang zur Korrektur zurückgewiesen.

Wie lange dauert die Genehmigung der KYC-Prüfung?

In den meisten Fällen ist Ihre KYC-Prüfung innerhalb von 1–2 Werktagen nach Einreichung abgeschlossen. Bei fehlenden oder unleserlichen Dokumenten kontaktieren wir Sie per E-Mail mit der Bitte um Ergänzung — das kann die Bearbeitungszeit verlängern. Während die Prüfung läuft, steht der Status auf "KYC-Prüfung läuft" und das Hochladen neuer Dokumente ist vorübergehend deaktiviert, um doppelte Vorgänge zu vermeiden.

Was bedeuten die verschiedenen KYC-Status?

Drei Status: (1) "KYC Ausstehend" — Sie haben noch keinen Antrag eingereicht; laden Sie Ihre Dokumente hoch und klicken Sie auf "KYC-Prüfung anfragen". (2) "KYC-Prüfung läuft" — Ihr Antrag liegt in der Warteschlange unseres Compliance-Teams. (3) "KYC Verifiziert" — Ihr Webshop kann Dokumente über Peppol versenden, sobald der Testmodus ausgeschaltet ist. Solange der Status nicht "Verifiziert" ist, bleiben die Dokumente im Validierungsstatus und werden nicht tatsächlich übermittelt.

Warum kann ich die USt-IdNr. nach der KYC-Prüfung nicht mehr ändern?

Nach einer erfolgreichen KYC-Prüfung wird die USt-IdNr. des Webshops gesperrt, da sie Teil der verifizierten Identität ist. Eine Änderung würde bedeuten, dass die Verifizierung nicht mehr zutrifft und neu durchgeführt werden müsste. Stimmt die Nummer tatsächlich nicht mehr (z. B. nach einer Übernahme oder Fusion), wenden Sie sich an den Support — in diesem Fall starten wir ein neues KYC-Verfahren für die aktualisierten Daten.